+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Как правильно сшивать кадровые документы для сдачи в архив

Как правильно сшивать кадровые документы для сдачи в архив

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел — дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Перечень никаких подобных сносок или оформленных других способом указаний не содержит.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 15. Формирование и оформление дел. Архив предприятия. Часть 1

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Архив документов

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола. Объяснения снабжаю фотографиями. Сразу говорю, что это — не профессиональный переплет. Профессионально оформленное в картонную обложку дело выглядит, как обычная книга. Но для организации, не являющейся источником комплектования государственного муниципального архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела.

Как сшивать документы для налоговой, рассказывается в этой статье. О том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается здесь. Подчеркиваю: я показываю, как сшить документы организации, которая планирует хранить эти документы постоянного или долговременного хранения исключительно в своем собственном архиве. В архивах таких компаний, как правило, нет ведерка со специальным клеем и малярной кистью, пресса для переплетных работ и устройства для выравнивания стопки бумаг, а о том, как сшивать документы, используя коленкор и бумвинил, мои коллеги, работающие в канцеляриях, если и слышали, то точно не относительно документов.

Итак, мой мастер-класс по сшиванию документов предназначен исключительно для любителей, в распоряжении которых есть пара прямых и растущих откуда нужно рук и кое-какие предметы и материалы. Наша цель — оформить дела в картонную обложку а правильно, б быстро, в бюджетно, г по возможности, красиво. Фото-урок как сшить дело в дешевую покупную обложку смотрите по ссылке. Как сшить дело постоянного хранения в картонную обложку из магазина — тут. Для более серьезных документов, которые будут храниться долго, а тем более в государственном архиве, такой способ вряд ли подойдет.

Для этого придется пригласить профессионалов. У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Чтобы прошить его, нам понадобятся:. Еще могут понадобиться зажимы для бумаги или любое другое средство зафиксировать том, чтобы не разлетался. Лист картона для детского творчества приклеиваем к одному из листов А4 за левый край. Лист обложки должен лежать лицевой стороной к нам. Картон нужно приклеивать лицевой стороной вниз. Это — будущий корешок. Полосу клея делаем неширокой, пары сантиметров вполне хватит.

Кладем под пресс и даем как следует просохнуть. Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. А ведь на упаковке написано, что его формат А4… Будьте внимательны при покупке. Мне в этот раз не повезло, но может, так и лучше: получается более наглядно. Чтобы наш корешок огибал том красиво и ровно, намечаем по линейке ручкой три линии сгиба: первые две спустя 2 и 4 см от левого края обязательно на равном расстоянии друг от друга , а третью — отступив от второй линии такое расстояние, которое равно ширине тома.

Сил не жалеем, проводим линии глубоко. Вообще-то, обычно я пользуюсь для этого ручкой, в которой давно закончилась паста, тогда получается бесцветная линия сгиба. Но для МК лучше так, чтобы было виднее. Просверливаем прокалываем, пробиваем вместе: том дела, нижнюю обложку не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол , верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом. Отверстия должны приходиться строго на первую отделенную нами полосу обложки. Титульный лист не прокалываем!!!

Заряжаем нить или шпагат в иглу и сшиваем том. При этом нам нужно, чтобы хвостики ниток пришлись на оборотную сторону тома. Хвостики ниток связываем. Сильно затягивать не нужно, иначе распахнуть том, чтобы сделать копию документов, будет очень сложно. Небольшой запас ниток для открытия надо оставить. Оставшуюся часть картона приклеиваем с оборотной стороны снаружи обложки, пряча под нее нить и узелок.

Клея не жалеем и размазываем его по обеим поверхностям ровным слоем. Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Исключительно для красоты, можно этого и не делать. Приклеиваем лист к тому и снова под пресс на фото обложка еще влажная, поэтому выглядит не особенно опрятно; высохнув, она станет белой и ровной.

Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать. В качестве пресса очень хорошо использовать новую коробку с пачками бумаги: она достаточно тяжелая и имеет идеально подходящий размер.

Кажется, что сшивание — долгий процесс из-за того, что часто приходится класть том под пресс. Но если обрабатывать одновременно несколько томов, то ждать, пока каждый высохнет, не приходится: пока одни тома лежат под прессом, мы готовим другие, и так по кругу.

Если заранее приготовить обложки, то за рабочий день, не особенно напрягаясь, можно сшить 20 томов. Я очень хорошо понимаю, почему в отделах кадров и бухгалтериях терпеть не могут эту работу. Но деваться некуда: есть обязанность сшивать, значит, будем сшивать.

Добрый день! Работаю в образовательной организации. Делопроизводством и архивом никто и никогда не занимался. Организация скоро будет отмечать юбилей, соответственно документы в архиве старые и в плохом состоянии. Документы в гос. Скажите, можно ли приказы хранить в файлах? Здравствуйте, Анна! Приказы — документы постоянного хранения и должны быть сшиты.

Сшивайте какие есть. Особенности физического состояния дела отражаются в листе-заверителе. Как сшивать документы: готовимся У нас есть оформленное и готовое к сшиванию дело. Кладем под пресс и даем как следует просохнуть Обратите внимание, насколько лист детского картона меньше обложки. Прошиваем Просверливаем прокалываем, пробиваем вместе: том дела, нижнюю обложку не забудьте положить ее правильно, будущей лицевой стороной на стол , верхнюю обложку прямо с приклеенным и разлинованным листом.

Все сгибы проглаживаем ножницами. Отправляем том под пресс сохнуть. Оформляем том Теперь берем в руки титульный лист и отрезаем 2 см от его левого поля. Осталось только наклеить корешок.

Том в открытом виде: Из-то того, что мы не очень сильно затягиваем нить, его можно свободно открывать и копировать. Номенклатура дел. Оставить комментарий Нажмите здесь, чтобы отменить ответ.

Подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:. Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела. Формирование дел в службе кадров. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.

Нередко на предприятии, в крупной компании, в государственной организации передача дел в архив превращается в целую проблему. Вроде архив есть, и он укомплектован сотрудниками, а как передать им документы — неизвестно.

Предыдущая статья: Письмо о расторжении договора образец. Следующая статья: Регистрация кассового аппарата в налоговой. Каждое структурное подразделение предприятия, каких бы размеров оно не было, хоть раз сталкивалось с необходимостью подшивки документов. Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Кадровое делопроизводство с нуля. Примеры документов и образцы заполнения форм

Акция месяца 8- Как правильно сшить документы личные дела и т. Каким гостом руководствоваться? Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел, при этом в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. Помните, что запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов за исключением особо ценных , а также документы, подлежащие возврату. Узнать подробности. Статья о прошивке документов поможет вам не допускать ошибок в работе. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления или по алфавиту по фамилиям авторов и корреспондентов. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

Как оформить архивный переплет дела?

В завершение личного дела подшивается заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копия приказа об увольнении. После увольнения работника личное дело оформляется для передачи на хранение в архив. Ведение личных дел госслужащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 1 июня г. Кадровики частных компаний не обязаны вести личные дела, но если такое решение принято в организации, то необходимо вести их по строгим правилам, предусмотренным для оформления личных дел. Впрочем, для удобства работы можно просто оформлять файлы или папки на каждого работника и хранить в них копии всех документов, связанных с конкретными работниками.

Сегодня я покажу на практике, как сшивать документы в 4 прокола.

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела состава и содержания находящихся в нем документов на обложке дела, то есть оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, то есть подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив.

Как правильно сшивать документы?

Поскольку кадровое делопроизводство — это своего рода производная от общего делопроизводства, каждому, кто работает с кадровой документацией, необходимо знать основы работы с документами, общие правила и требования. Поэтому мы начнем с некоторых базовых понятий. Документом называется материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве. Кроме того, атрибутивной функцией документа является способность его служить доказательством.

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный муниципальный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Сшив кадрового дела

.

Показываю, как сшивать документы пошагово и с фотографиями. Наша цель – оформить дела в картонную обложку а) правильно.

.

.

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. unmenvati

    Я, в целом, за отмену государственной пенсии для большинства граждан (за исключением военных, полиции, МЧС государственных силовых ведомств). Я считаю, что будет лучше, если граждане будут заботиться о своей старости сами. Финансовая грамотность и ответственность будут выше, а к липким государственным ручонкам будет прилипать гораздо меньше.

  2. Ариадна

    Прежде чем брать кредит , надо обдумать несколько вариантов его выплаты.

  3. sorvoseti

    А не пошло бы наше государство в жопу

  4. Любомир

    Та хоть і буде цей налог пошлю на хуй петю пітушка разом з тим дібілом який цей закон придумае і так званих керівників у вр

© 2018-2019 oamebel.ru